Đầu năm là thời điểm đánh dấu một chu kỳ mới của năm tài chính của đa số các doanh nghiệp. Và để xây dựng, đánh giá tiến độ hoàn thành kế hoạch của từng ngày, tuần, tháng, quý năm… mọi hoạt động cần phải được số hóa và đánh giá kịp thời để có những điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp với từng giai đoạn, đặc biệt trong thời điểm này khi mà mỗi biến động địa chính trị đều gây ra những xáo trộn về giá cả hàng hóa, hệ thống logistic. Để làm được điều này thì ngoài việc triển khai một hệ thống CRM để hỗ trợ cho công tác điều hành doanh nghiệp, thì hệ thống CRM này cũng cần trực quan hóa các dữ liệu một cách rõ ràng để mọi đối tượng sử dụng đều có thể nắm bắt được hiệu quả của từng cá nhân, từng phòng ban và cao hơn nữa là C-level để đưa ra quyết định kịp thời. Sau đây là ba cách triển khai khi xây dựng một hệ thống bảng báo cáo dữ liệu (Dashboard) về Sales KPI có tính hiệu quả trong CRM, các bạn tham khảo.

1- Thiết kế bảng báo cáo dữ liệu phục vụ đúng đối tượng:

Trong quá trình xây dựng Sales KPI Dashboard, chúng ta hãy luôn chú ý đến đối tượng người dùng trong doanh nghiệp và mục tiêu bạn mong muốn đạt được. Chỉ nên bao gồm thông tin có liên quan đến người sử dụng và mục tiêu kinh doanh đó. Ví dụ: – Dashboard dành cho Giám đốc điều hành (CEO) nên chứa thông tin giải quyết các vấn đề chiến lược cấp cao như lãi lỗ và ngân sách so với thực tế. – Dashboard dành cho Giám đốc bán hàng (CSO) nên tập trung nhiều hơn vào kỹ thuật với các số liệu về tỷ lệ hoạt động, dự báo, tăng trưởng và xu hướng. – Ngược lại, một bảng Dashboard dành cho nhân viên bán hàng sẽ hưởng lợi nhiều nhất khi hiển thị các KPI hoạt động như hiệu suất cá nhân so với đồng nghiệp, so với mục tiêu bán hàng.

2- Cung cấp được toàn cảnh về các hoạt động:

Việc tạo ra cái nhìn toàn cảnh trong Dashboard là rất quan trọng, đặc biệt khi chia sẻ thông tin liên quan đến doanh số hoặc lợi nhuận. Thông tin dữ liệu liên quan bao gồm các so sánh theo năm hoặc theo tháng để các bên liên quan (Stakeholder) có thể xác định xu hướng kinh doanh. Mỗi Sales Dashboard tạo ra nên hiển thị đầy đủ thông tin trong từng hoạt động của doanh nghiệp, để từ đó có thể hỗ trợ các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu.

3- Dữ liệu hiển thị phải đơn giản nhất có thể:

Mục đích chính của Dashboard là cải thiện khả năng truy cập thông tin. Do đó, chúng ta đừng trình bày nó theo một định dạng khó đọc và hiểu. Ví dụ, dữ liệu về Sales, KPI, doanh số thì chỉ nên hiển thị tại 1 màn hình, tốt nhất là tránh trình bày dữ liệu nhỏ hoặc quá chi tiết. Tương tự, đừng cố nhồi nhét quá nhiều thứ vào Dashboard; hãy chọn dữ liệu quan trọng nhất và truyền tải nó đến những người thực sự cần nó. Nội dung có thể là vua nhưng dễ đọc mới là nữ hoàng (Content may be king but readability is queen). Giữ cho Dashboard rõ ràng và dễ hiểu dành cho tất cả mọi người cần theo dõi.