Casestudy #1: Triển khai Zoho SalesPipeline trong quản lý Tour của công ty du lịch
Giả sử một công ty du lịch cung cấp ba Dịch vụ Booking tour khác nhau: Tour Du thuyền quốc tế, Tour trọn gói, và Tour Roadtrip trong nước. Công ty nhận được các yêu cầu đăng ký thông qua trang web, email, đại lý và điện thoại. Tùy thuộc vào loại Dịch vụ, khách du lịch sẽ có các bước tiếp nhận thông tin khác nhau. Mục tiêu của công ty là quản lý và theo dõi các Booking cho các chuyến đi khác nhau và tự động hóa các hoạt động bán hàng dựa trên yêu cầu của khách hàng tiềm năng trong quy trình bán hàng. Do đó Công ty xây dựng một quy trình bán hàng để theo dõi chu kỳ Booking và tạo báo cáo hàng quý nhằm tìm ra những chuyến đi có số lượng Booking cao nhất.
Paint point: Vậy nếu công ty chỉ sử dụng một quy trình bán hàng duy nhất cho tất cả các loại booking khiến cho việc:
- Theo dõi từng Booking riêng lẻ và thực hiện các hành động dựa trên giai đoạn của quy trình trở nên khó khăn hơn.
- Định lượng tỷ lệ chuyển đổi trung bình bị lệch do thống kê không chính xác
- Dự báo chính xác dựa trên các chỉ số bán hàng chính như tổng số Booking trong loại Tour, quy mô trung bình của các Booking, thời gian trung bình của một Booking trước khi nó được chốt, và tỷ lệ phần trăm các Booking có khả năng được chốt không chính xác
- Tập trung vào các khách hàng tiềm năng sẵn sàng mua và có giá trị cao do thiếu rõ ràng trong dữ liệu bán hàng.
Solutions Vì mỗi chuyến đi có các giai đoạn bán hàng khác nhau, việc tạo các quy trình riêng biệt sẽ giúp người dùng. Do đó, hãy xem việc tạo ra các quy trình khác nhau có thể giải quyết vấn đề
- Xem tiến trình của từng Booking.
- Thực hiện các bước để tránh sự delay của các Booking ở một giai đoạn cụ thể.
- Tự động hóa các hoạt động bán hàng ở mỗi giai đoạn để đẩy nhanh việc chốt Booking
- Đưa ra quyết định bán hàng kịp thời dựa trên giai đoạn của một Booking
- Giám sát tốc độ bán hàng bằng cách xác định thời gian trung bình để chốt một giao dịch
- Khắc phục sự chậm trễ trong việc chuyển đổi từ giai đoạn này sang giai đoạn khác
- Tìm ra các giao dịch có giá trị cao nhất và tập trung vào việc chốt chúng nhanh chóng
Với lợi ích của việc tách ra thành nhiều sales pipelines khác nhau, chúng ta sẽ tiến hành tạo các quy trình bán hàng khác nhau. Dưới đây là các cách để xây dựng và cấu hình trong hệ thống Zoho.
A- Thiết lập 03 Sales Process Stage cho mỗi loại dịch vụ Tour như sau
Mỗi quy trình đều có chứa các Thông tin chung về Khách hàng như sau thông qua việc kéo thả các trường dữ liệu:
B. Thiết lập Layout: Và mỗi loại dịch vụ, chúng ta sẽ lưu thêm một số thông tin khác nhau thông qua việc xây dựng các SECTION riêng biệt trên cùng một Layout.
C. Thiết lập Layout Rules cho mỗi Sales Process:
Mục đích để chỉ hiển thị những trường dữ liệu liên quan đã thiết lập ở trên cho cho mỗi loại Tour du lịch
D. Thiết lập các thông tin liên quan đến từng Sales Process như tạo các Sales Pipeline, gán Layout, thiết lập các Xác suất win Deals trong từng Stage để có những dự báo chính xác hơn về Revenue của từng Deal trong tháng để lên kế hoạch kinh doanh. Đồng thời có thể xây dựng những kịch bản Automation cho các hoạt động Sales. Ví dụ các Sales tạo/ nhập dữ liệu yêu cầu thông qua biểu mẫu web và thông báo nhiệm vụ, nhắc nhở công việc của từng phòng ban dựa trên quy trình công việc qua email/ task/ notification của hệ thống
Nhận yêu cầu: Khi nhận được yêu cầu thông qua trang web của công ty, một yêu cầu đặt chỗ được tạo trong CRM và một thông báo quy trình công việc được gửi đến đại lý để theo dõi với khách hàng.
Thanh toán được xác nhận: Sau khi nhận được khoản thanh toán cuối cùng, đặt chỗ được đánh dấu là đã xác nhận. Khách hàng được gửi thông báo chuyến đi, chi tiết thanh toán và ngày đặt chỗ thông qua email tự động. Hoặc các công việc khác liên quan đều có thể dễ dàng thiết lập trên hệ thống ZOHO CRM
