#4 Cố gắng sử dụng CRM để tự động hóa các tác vụ thường xuyên.

Việc sử dụng một hệ thống CRM hiệu quả nhất là nó phải tự động hóa, giảm bớt các công việc hàng ngày mà các Sales thường phải thực hiện bằng cách thủ công, giúp họ có thời gian để tập trung vào những lĩnh vực quan trọng nhất trong việc hoàn thành chỉ tiêu. Ví dụ, có một số việc mà các nhân viên bán hàng thường làm ngay sau khi khách hàng ghé thăm như:

• Gửi email chăm sóc cho khách hàng
• Cập nhật trạng thái của giao dịch
• Tạo một nhiệm vụ để tiếp tục theo dõi và hỗ trợ khách hàng

Trung bình, nếu một nhân viên bán hàng dành khoảng 15 phút sau mỗi lần tiếp cận khách hàng để hoàn thành những công việc lặp đi lặp lại như gởi mail, ghi chú thông tin lên lịch cho các hoạt động chăm sóc theo sau khi có kết quả cho khoảng 4 khách hàng. Như vậy, tổng cộng sẽ là khoảng một đến hai giờ mỗi ngày. Với việc cấu hình tự động hóa các công việc này trên hệ thống CRM, nó sẽ giúp giải phóng cho Sales các công việc đi theo quy trình và tập trung hơn vào các công việc quan trọng khác. Bằng cách làm cho việc gửi email follow khách hàng nhanh chóng và trở nên dễ dàng hơn, việc tự động hóa không chỉ tiết kiệm thời gian cho sales mà còn giữ cho khách hàng của bạn tương tác với doanh nghiệp. Do đó, hãy xem xét quy trình bán hàng của doanh nghiệp, xác định nơi có các công việc lặp lại, và tự động hóa chúng sẽ mang lại hiệu quả lớn khi triển khai CRM.. Sau đây là một vài đề xuất và yêu cầu tự động ít nhất cần có của một hệ thống CRM để vận hành hiệu quả

• Phải tự động hóa việc gửi thông báo qua email cho các khách hàng tiềm năng khi họ đăng ký hoặc mong muốn liên hệ với doanh nghiệp.
• Phải có tính năng tự động phân công và phân chia nhiệm vụ theo dõi cho các nhân viên bán hàng.
• Phải có khả năng tạo workflow Rules và xây dựng các tác vụ cụ thể dựa trên một số tiêu chí cụ thể. Khi hồ sơ đáp ứng các điều kiện này thì các hành động nào sẽ được thực hiện tự động tiếp theo sau.

Ngoài ra, hiện nay phần mềm ZOHO CRM có hỗ trợ thêm rất nhiều công cụ, tính năng hỗ trợ việc tự động hóa quy trình như Workflow Rules, Blueprint, Zia AI và mới nhất là tính năng Kiosk Studio (Quý 1/2024).