Tip 1: Đối với Quy trình triển khai hệ thống CRM

Có thể bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý CNTT, và nhận thấy được việc sử dụng hệ thống CRM rất hiệu quả. Tuy nhiên, bạn cũng phải đảm bảo rằng bạn truyền thông và chia sẻ được đầy đủ những lợi ích của nó cho tất cả người dùng dự định của mình. Suy cho cùng, mục đích chung của CRM là hỗ trợ cho hoạt động các bạn Sales/ Phòng ban dễ dàng và thuận lợi hơn. Do đó, bạn sẽ không thể thấy được lợi ích thực sự của việc triển khai hệ thống CRM trừ khi toàn bộ các nhân sự liên quan phải sử dụng nó từ đầu đến cuối. Đây là vấn đề quan trọng nhất trong việc đảm bảo việc vận hành hệ thống CRM đạt được hiệu quả cao nhất. Mặc dù có thể mất một thời gian để người dùng làm quen với hệ thống mới, nhưng họ càng sử dụng CRM nhiều thì nó càng mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp của bạn, cả về vận hành và dữ liệu. Để hiểu cách hoạt động của CRM, bạn cần phải nghiêm túc thực hiện triển khai việc sử dụng hệ thống đến từng nhân viên. – Trước khi triển khai: Thông thường các sản phẩm về CRM đều cho phép khách hàng trải nghiệm các tính năng có sẵn của hệ thống. Do đó, nên xây dựng một nhóm các nhân viên nòng cốt cùng với mình để xem xét, trải nghiệm và đánh giá trước khi ra quyết định cuối cùng. – Trong quá trình triển khai: Cố gắng thiết kế/ tùy biến hệ thống CRM một cách dễ sử dụng nhất cho nhân viên. Bằng một số mẹo nhỏ như sau: + Thiết kế các form fields để nhập liệu vào một cách tối thiểu nhất có thể. + Ít nhất phải xác định được một vài trường thông tin bắt buộc phải nhập vào hệ thống ở mỗi Modules/ Stage. + Các thông tin nhập vào nên chia theo ngữ cảnh ở mỗi giai đoạn thay vì bắt buộc phải điền vào một biểu mẫu đầy đủ cho mỗi lần cập nhật thông tin. – Trong quá trình vận hành sau Golive: + Tiến hành Onboarding cho tất cả các nhân viên liên quan và chắc chắn rằng mọi người phải sử dụng nó hằng ngày. + Quan sát và hỗ trợ người sử dụng các hướng dẫn/ video đào tạo nhằm giúp người sử dụng hiểu cách sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. + Bắt buộc thực hiện các quy trình đã được thiết kế và xây dựng CRM ngay từ đầu, đảm bảo rằng có một quy trình rõ ràng để tất cả mọi người, bắt đầu từ giám đốc điều hành cấp cao đến nhân viên mới, đều nhất trí tuân theo quy trình đó.